(495)-989-48-67

info@gosreforma.ru

Эксперты Центра региональных программ совершенствования государственного и муниципального управления ИГМУ НИУ ВШЭ завершили работы по проекту «Организационно-кадровый аудит органа исполнительной власти Самарской области».

 

В настоящее время оптимизация структуры и штатной численности органов исполнительной власти является одной из основных задач, стоящих перед кадровыми подразделениями региональных администраций, равно как и перед органами власти, ответственными за повышение качества и эффективности работы исполнительной власти.

 

Актуальность данной темы вызвана как всеобщей тенденцией к сокращению размера государственного аппарата, так и результатами оценки эффективности деятельности губернаторов, согласно которой избыточные расходы на содержание работников органов исполнительной власти отрицательно сказываются на позициях субъекта РФ в итоговом рейтинге.

 

При этом на современном этапе развития российского государственного управления становится очевидным невозможность применения традиционного подхода – всеобщего равномерного сокращения на заданный процент от имеющейся численности. Такой метод «оптимизации» резко конфликтует, например, с задачами по повышению качества государственных услуг, ведь удовлетворенность заявителей довольно часто вызвана именно недостатком персонала.

Выполненный по заказу Правительства Самарской области проект «организационно-кадровый аудит» был нацелен на ликвидацию методического вакуума в упомянутом выше сегменте кадровой работы и организационного анализа. Задачей проекта было, прежде всего, выявление возможностей по повышению производительности труда сотрудников органа власти и проведение оптимизации уже в рамках реализации выявленных возможностей.  

 

В рамках проекта были выполнены следующие работы:

 

в части методологии проведения аудита:

а)     разработана система критериев оптимизации структуры и штатной численности органа исполнительной власти;

б)    обоснована оптимальная система сбора и анализа данных, необходимых для проведения аудита и оценки по каждому из критериев оптимизации;

в)     разработаны методика и программа проведения организационно- кадрового аудита органа исполнительной власти

 

в части пилотного внедрения методики ведения аудита:

а)     проведён анализ деятельности  одного из органов исполнительной власти Самарской области на основании нормативных правовых актов, определяющих предметы ведения и полномочия данного органа, а также цели и результаты деятельности: положения об органе исполнительной власти, административного регламента органа исполнительной власти, административных регламентов исполняемых им функций и оказываемых услуг, отраслевых нормативных актов, доклада о результатах и основных направлениях деятельности;

б)    при помощи дистанционно (на рабочем месте) заполняемых анкетных форм выполнен сбор и анализ данных о характеристиках профессиональной деятельности всех сотрудников органа исполнительной власти, в том числе:

- о деятельности работников органа исполнительной власти (должностных обязанностях сотрудников, их участии в исполнении государственных функций и предоставлении государственных услуг);

- о требующихся государственным гражданским служащим общих (с учетом задач и функций органа исполнительной власти) и специальных (в соответствии с замещаемой должностью) знаниях и навыках, а также о показателях результативности (эффективности) их деятельности;

- о профессиональных знаниях и навыках, требующихся сотрудникам органа исполнительной власти, замещающим должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Самарской области.

в)     проведены углубленные очные интервью с руководителями структурных подразделений, с целью уточнения функций и административных процессов, фактически исполняемых (осуществляемых) органом исполнительной власти, а также фиксации фактического распределения работ между структурными подразделениями и сотрудниками структурных подразделений.

г)     выявлены и систематизированы все административные процессы, осуществляемые сотрудниками органа исполнительной власти.

д)    проведён анализ структуры органа исполнительной власти и штатной численности работников всех структурных подразделений органа исполнительной власти.

е)     проведен анализ утвержденного штатного расписания и утвержденных (разработанных) должностных регламентов сотрудников органа исполнительной власти.

 

 

В результате проведения организационного и кадрового аудита экспертами Центра региональных программ совершенствования государственного и муниципального управления ИГМУ НИУ ВШЭ разработаны:


  • Положение об органе исполнительной власти, скорректированное в части состава полномочий.

Уточнения были внесены по итогам анализа информации о фактическом наборе исполняемых функций и административных процессов, полученной по итогам сбора информации о рабочей нагрузке сотрудников. Данный способ позволяет внести в Положение об органе те элементы актуализации, которые не могут быть внесены по итогам анализа нормативных актов.

 

  • Проект скорректированной структуры органа исполнительной власти с указанием рекомендуемого распределения функций между структурными подразделениями.

В частности, в рассмотренном пилотном органе власти существенная оптимизация может быть достигнута путём реструктуризации и корректировки функционала правового управления: в исходной ситуации оно выполняло три группы крайне разнородных функций, имеющих разных заказчиков и разные требования к качеству персонала. Другим важным действием в рамках организационно-структурной оптимизации является создание Управления повышения качества деятельности сотрудников, которое может координировать однородную деятельность более чем 60-ти сотрудников территориальных управлений органа власти гораздо эффективнее и с меньшими затратами, чем в существующей децентрализованной модели координации и контроля.  

 

  • Проект скорректированного штатного расписания в соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Самарской области.

В том числе, оптимизация штатного расписания была произведена путём отнесения отдельных должностей к должностям, не являющимся должностями государственной гражданской службы (см. рис.1). Данная технология является более консервативной альтернативой аутсорсингу административных процессов и приводит к тому, что сотрудники, не участвующие в реализации ключевых административных процессов (см. рис.2), выводятся за рамки государственной службы, оставаясь сотрудниками органа исполнительной власти. Таким образом, проблема организации и контроля функционирования отдельной организационной единицы – фирмы-аутсорсера или специально создаваемого учреждения – не возникает.


Рис. 1. Возможности оптимизации штатного расписания с использованием должностей, не являющихся должностями ГГС.

 

 

Рис. 2. Соотношение объемов трудозатрат при совершении административных процессов при их классификации по признаку ДГС/ДНГС в разрезе сотрудников одного из структурных подразделений


Для осуществления эффективной кадровой работы в отношении «негосслужащих» был разработан перечень функций, профессиональных знаний и навыков для каждой должности органа исполнительной власти, не являющейся должностью государственной гражданской службы.

 

  • Проекты доработанных (разработанных) должностных регламентов государственных гражданских служащих органа исполнительной власти Самарской области

Материалы о фактической структуре деятельности служащих, собранные в рамках организационно-кадрового аудита, позволяют в полуавтоматическом режиме скорректировать имеющиеся должностные регламенты в части полномочий, квалификационных требований, показателей результативности и эффективности деятельности.

 

  • Проект программы  оптимизации затрат органа исполнительной власти Самарской области на содержание его сотрудников

Программа основана на реализации следующих возможностей по оптимизации затрат:

а)      перераспределение нагрузки между сотрудниками (в примере, показанном на рис.3, разница между сотрудниками одного структурного подразделения с минимальным и максимальным фактическом фондом отработанного времени составляет около 50% от нормативного фонда рабочего времени).


Рис. 3. Отношение фактически отработанного времени к нормативному у разных сотрудников одного структурного подразделения

б)      перераспределение нагрузки сотрудников структурного подразделения по дням недели (см. рис.4)

 

Рис. 4. Обеспеченность реализуемых административных процессов персоналом по дням недели в одном из структурных подразделений

 

в)      перераспределение наиболее «массовых» административных процессов на должности (и на отдельных сотрудников), характеризующихся наименьшими удельными затратами рабочего времени на исполнение данных процессов (см. пример на рис.5);

 

Рис. 5. Характеристики трудозатрат на исполнению одного из типовых административных процессов в разрезе должностей сотрудников ОИВ

 

г)      осуществление нормирования деятельности сотрудников по времени исполнения типовых административных процессов (с введением при необходимости системы коэффициентов сложности) и утверждение порядка стимулирования к оптимизации численности и производительности труда, как на уровне руководителей структурных подразделений, так и на уровне рядовых сотрудников;

 

Рис. 6. Выставленные руководителем одного из структурных подразделений ОИВ  средние оценки сотрудников по качеству выполняемых административных процессов.


 

(Выставленные оценки свидетельствуют о том, что качество выполнения административных процессов не является критерием, используемым в стимулировании и кадровой работе (продвижение и т.п.). Таким образом, единственным работоспособным критерием является выполнение нормативов трудозатрат на реализацию административных процессов.) 

 

д)      снижение удельных трудозатрат на реализацию контрольно-надзорных мероприятий путём межуправленческой координации деятельности сотрудников всех территориальных управлений, реализующих однотипные административные процессы (воплощение изложенных выше предложений по корректировке оргструктуры).

 

е)      изменение штатного расписания с переводом части государственных служащих на должности, не относящиеся к должностям государственной службы (реализация мероприятий по корректировке штатного расписания – см. выше).